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在email往來中正確稱呼其他學者

2019 / 7 / 12

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問題:

「如果在國外研討會上認識了資深學者或博士生,我該如何在email中稱呼他們?」

––某大學博士後研究員

 

回答:

 

如何稱呼同輩學者?

 

  • 首要原則:跟現實生活中的經驗法則一樣,寧願一開始稱呼太過正經,也不要一開始太隨便。很少人會因為稱呼太正式而不高興。如果雙方在研討會上老早變成契合的好友,這就屬於例外情況,稱呼太正式反而會讓對方納悶哪裡出了問題。
  • 第二原則:如果先前與對方面對面的次數很少。這時使用較正式的稱呼會顯得較有禮貌。例如,比起素昧平生的學者,在研討會上認識的學者也許可以使用比較沒那麼正式的方式稱呼對方。
  • 第三原則:如果您資歷較低,對方資歷較深,這時最好在信中採用較正式的稱呼,例如以姓氏稱呼對方,像是Dear Professor[Family Name](親愛的某某教授)或Dear Dr. [Family Name](親愛的某某博士)。即使對方一般不習慣正式稱呼,使用Hi Peter(嗨,彼得)或Hi Anne(嗨,安妮)可能會有些突兀。
  • 第四原則:根據對方的期望稍做改變。不同文化會預期不同的稱呼正式程度,或是不同的稱呼方式。因此,沒有一套硬性的稱呼標準可以放諸四海皆通用,原因在於:多數學者是使用稱呼同胞的方式來稱呼其他學者。例如,曾有印度學生在信中稱我為Sir(閣下),荷蘭學生也曾稱我為 Wallace(華樂絲先生)
  • 第五原則:這個原則特別適用於學術界,也就是最好能比其他場合更常使用正式稱呼。在許多國家中,Professor(教授)和(博士)並不是位階的象徵,而只是肯定對方的專業。即使學者強調不必太拘謹,許多亞洲學生仍會使用Professor(教授)和Dr.(博士)來尊稱對方,例如他們會叫我Professor Steve(史蒂夫教授)或Dr. Steve(史蒂夫博士)。這樣西方國家的人確實會覺得有點奇怪,但我認為這種稱呼方式十分得宜有禮。
  • 第六原則:無論年紀或性別為何,教授仍舊是教授,最好讓對方得到相對應的尊重。

 

如果您比對方資深,該怎麼做?

 

在許多情況下,如果您比對方資深一些,決定如何稱呼對方可能會比較困難。假如使用太正式的稱呼方式,可能會讓收信者誤以為您是學生,這在歐美國家更是如此,因為他們一般都是使用名來稱呼對方。另外,如果對方是比您資深的學者,那就要讓對方覺得您尊重他的地位與學識。

 

對我而言,第四原則是最高原則。除非我跟對方非常熟識,否則我在寫email給亞洲學者時,很少會只用名來稱呼對方。如果實在無法確定哪種方式比較有禮貌,我會採用折衷之道,那就是一次使用兩種稱呼,例如Dear Professor Smith, dear Peter(親愛的史密斯教授/親愛的彼得)。我看過別人使用另一種折衷辦法,那就是以Dear [given name] [last name](親愛的+名+姓)的方式來稱呼人家。

 

確保對方名字正確無誤!

 

無論採用哪種方法,確保不要拼錯對方名字。拼錯字在email中是很惱人的錯誤沒錯,但如果是將對方名字拼錯,這便屬於不可饒恕的錯誤。因此,發信前務必再次檢查收信人名字是否無誤。若您無法確定名字中哪一個是名,哪一個是姓,絕對要查清楚!不然,您可能會不小心成為一個沒禮貌的人。

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