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跟指導教授開會時,如何更有效率?

2019 / 7 / 26

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問題:

 

我剛進博士班,不知道要怎麼樣跟指導教授開會來談我的研究主題和目標。請給我一點建議。

 

─匿名博士生

 

回答

 

依個人作風不同,您的指導教授也許每天早上都會到您的研究室跟您閒聊幾句,也或許您們一週會碰面一次,又或者您得先預約才能見得到指導教授。通常的情況是您們只有在博士班剛開始時才比較常見面,因為指導教授得要協助您適應和了解您博士班的課業,然後到博士班中期您埋首數字和實驗時您們碰面的次數就漸漸變少,一直到後期見面次數才又開始變多,因為您們得討論論文的內容,準備要定案。

 

但是,即使您的指導教授幾乎每天都盯著您,您還是得要固定時間約他詳細討論您的研究進度。然而,指導教授平時繁忙,與您開會的時間可能不會太長,如果您希望在這簡短的會議中有所收穫,您事前一定得做好準備工作,才會對您大有幫助。以下是一些讓您跟指導教授會面討論時更有效率的建議︰

 

  1. 把文檔提前寄給指導教授

 

如果您們平時不常開會,您至少在開會前的一個禮拜把檔案交出去,這樣您的指導教授才有充裕的時間先看過一遍。如果您們幾乎每週都開會,也至少要給他三天的準備時間。您必須提前把資料交給指導教授,他才能瞭解您當下的進度,指出有哪些不足之處,以及給您一些論文寫作上的建議。

 

作討論的時候,書面資料與文檔是很好的出發點。您們除了可以討論您的研究內容之外,還可以討論在哪裡發表論文。您越早著手寫論文,您的指導教授就能越早幫助您建立自己的寫作風格,也越能夠及早對您的想法與計畫提供意見。

 

  1. 利用一段簡短的簡報說明您要討論的主要內容

 

一段五頁左右的簡報,主要都是由視覺訊息組成的簡報也能讓您們的會議有個好開始。簡報要包括前述文檔的內容概要,以便再次提醒指導教授您目前的進度,以及最近有哪些研究成果。每一頁簡報裡面的文字說明要越少越好,記住您不是在做正式簡報。不過,各種圖表、視覺訊息、公式等,顯而易懂,倒是很適合拿來跟指導教授討論您目前的進度。

 

  1. 建立一套模板以記錄會議內容與目標

 

博士班學業開始之後,您要針對跟指導教授的會議建立一套有默契的模式,裡面要有一份簡短的議程,列出您想討論的參考資料,留出足夠的空白讓您在會議中記筆記,最後再決定下次開會的議題。

 

  1. 提出您正在考慮的選項

 

假如您的研究遇到瓶頸,不要指望一跑去找指導教授求救他就能馬上端出解決方案。既然您對自己的研究內容最瞭解,您本來就應該自己提出解決方案。當遇到瓶頸的時候,不要一下子就接受現狀,而是要發揮創意,看看有什麼突破困境的方法。首先列出或許可行的解決方案後,再簡單寫下每一個方案的優缺點,接著才拿這份資料去跟指導教授討論下一步該怎麼走。千萬不被動等教授來救您。

 

  1. 簡短提及您的計劃

 

每次開會都必須討論到您的計劃。每次至少都要留五分鐘來談您的進度可能在哪裡會比較落後,以及您有什麼因應方案來確保自己能如期畢業。此外,也要個別談談您的短、中、長程目標︰短程目標包括您目前正在進行的項目的時程安排;中程目標包括您該出席哪些研討會,以及何處發表研究成果;長程目標則是討論您整體的進度,以及您是否能準時畢業。

 

  1. 提出構想與建議

 

別指望指導教授幫您決定該如何進行研究,該出席哪些研討會,以及在哪裡發表您的成果。相反的,您應該自己提出構想與建議,這樣才能表顯出您已逐漸蛻變成一個可以獨立自主的學者。您必須自己提出想去哪個研討會,打算在哪個期刊發表論文,以及如同前面已經提過的,遇上挑戰時能提出因應的備案。總而言之,您必須要能掌控與主導自己博士班的進度才行。

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