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如何有效率的同時「撰寫」且「管理」數篇論文

2016 / 10 / 7

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提在本周的電子報中,我邀請本學期選修我在香港中文大學所開設的論文寫作課中的博士生C.Y. Wong,跟各位分享他同時撰寫好幾篇論文的秘訣。

許多人反映要同時進行多篇論文,可能會造成研究混亂的狀況。你不但得想辦法追蹤每篇論文的期限,並確認是否該向期刊編輯催討審查意見,特別是針對那些已經投稿出去好幾個月卻音訊全無的論文,也得追蹤或確認共同作者們的回覆。在混亂的狀況下,你很有可能將A論文的某張圖表貼到B論文裡面了。

在這篇文章中,我將討論同時管理數篇論文的幾個不同面向,包含做計劃、定期追蹤文件、以及列清單等。我所使用的系統和我的時間管理系統整合在一起,不見得完全適合你。但是希望藉由我的經驗分享,讓大家不再侷限於一次只能撰寫一篇文章的窘境。現在讓我和各位分享目前我所使用的系統:

1. 做論文計畫
我使用Google Document 概要記錄正在書寫中和即將要書寫的論文。選用Google Docs 的試算表這種方法做計劃的原因如下:

可分享
我通常會把這份Google Document 分享給我的共同作者。如此一來,我不需要每次更新內容就得寄給他們一份新檔案;當他們要確認進度時,只要到Google Document查看最新版本就可以了。當我偶爾需要列印或儲存螢幕畫面所呈現的表格時,也可以輕鬆將表格印出(PDF 或實體列印)。

隨時隨地可存取
當我想到可用的論文主題或忘記某篇論文的進度時,只需要在雲端硬碟上存取這份文件就能查看表格。

呈現日期與人員概覽
我的Google Document 表格很簡單,包含以下幾個欄位:「論文」欄有該篇論文的簡稱,通常和我預計投稿的期刊有關;「主題」欄記錄論文主題;「期刊或地點」欄標明我預計發表這篇論文的期刊或研討會;「初稿」欄設定我預計完成初稿的日期;「修訂」欄登記我預計從共同作者處取得修訂稿的日期,而如果某位共同作者已回稿,我就會在他的「共同作者甲乙丙」欄打「v」標記;「交稿」欄則標明我預定初次交稿的日期。之後,在第二輪審查時,我在前述欄位旁新增以下欄位:「草稿審查」、「修訂」、「共同作者甲乙丙」,以及「再次交稿」欄。最後一欄則是我給自己看的筆記。

方便註解
簡單的試算表文件方便我在獨立欄位紀錄筆記。舉例來說,如果論文很不幸的被退稿了,我會記下還有哪些空間可以發揮或延伸內容以及我何時有空做修改,或者我也會寫下應邀請別人來擔任這篇文章的共同作者。

分色編碼
我在試算表分頁上套用簡單的分色編碼法(方法是用顏色填滿第一欄的儲存格):淺藍色表示已經完成的論文,綠色表示擱置或審查中的論文,橘色表示進行中的論文,而紅色表示還未開始的論文。當然這些顏色的安排都可以依照你個人喜好調整。

2. 提醒與未來計畫
除了內含計畫表格的Google Document 外,我也在待辦事項的應用軟體中自訂必要完成的截止期限。我有一個獨立的計劃名為「論文寫作」。其中,我不只訂定期限(會以提醒的方式跳出),也設定開始日期的提醒(我計畫開始某篇論文的時間)。每當「開始寫作」提醒視窗跳出來時(或更好的做法:我總是設定7天前提醒),我就會把一些零散的構思或針對畢業論文中的新想法加到Google Calendar 的一週計畫表中。我用一週計畫表分配自己教學、備課、閱讀論文、寫作論文和做研究的時間。噢,還有讓我最頭痛的是閱讀和回覆電子郵件的時間。我選用預設的一週計畫表,以週和月為基礎,排定在寫作時間進行哪幾篇論文,以及在研究時段該做哪一項研究。

3. 文件管理
另一項重要技巧是追蹤所有期刊編輯寄來跟某篇論文有關的郵件和圖表,避免發生在要上傳繳交論文時卻找不到高解析度版本的問題。我為每篇論文設置資料夾,每個資料夾代表一篇論文,其中我會儲存從頭到尾不同階段所修改不同版本的論文(我用「論文名稱年月日 .doc作為檔名)。圖表則存在子資料夾的「圖表」中,最近我用 「圖1.eps」、「圖2.eps」等作為檔名。另外,子資料夾的「審查過程」所儲存的是給審查人的回覆以及任何與審查過程相關的郵件。另一個資料夾「計算」,則是專門儲存所收集支持論文的計算數據,以方便分類查詢。由於我習慣清空電子郵件的收件夾,重要郵件則會依照不同的論文,分別存進該論文的主資料夾中,這樣一來可以清楚且即時查看尚未閱讀的郵件,也比較不容易漏信。

簡而言之,這項方法讓我能隨時瀏覽進行中的論文。雲端硬碟中便於操作,也適於達成目的。我認為我們並不需要很多功能的時間管理系統,具有基本功能的簡單系統就很夠用了。

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